Este tema lo entenderán a la perfección quienes ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) están registrados como personas físicas con actividades profesionales y empresariales. El mal hábito comienza más o menos así:

Un buen día empiezan a brindar servicios profesionales y proporcionan su cuenta bancaria personal (de ahorros o de nómina) para recibir pagos; les va bien y crecen, tienen más clientes o más colaboradores y siguen empleando la misma cuenta sin importar si es para pagar el cine, la lavandería, a sus proveedores o recibir los depósitos de la tanda.

En las consultorías de management que ofrezco a emprendedores y pequeños empresiarios veo este problema a menudo y no me cabe la menor duda de que ahí está el origen de la mala administración y del fracaso financiero. Te comparto algunas razones por las que tus gastos personales y los de tu empresa no deben convivir en la misma cuenta:

  1. Entorpece la determinación del pago de impuestos. Imagina revisar un estado de cuenta de doce páginas donde solo un depósito, tres compras y dos pagos tienen que ver con tu actividad profesional y las 60 operaciones restantes son gastos personales… eso no lo sabrá tu contador hasta que revise una por una.

  2. Engañas a la autoridad fiscal. Ligado a lo anterior y a que no tienes el hábito de solicitar facturas, con el pretexto de disminuir la carga fiscal es común que se incluyan los gastos personales en la contabilidad de la empresa. Recurrir a estas prácticas es un engaño a la autoridad fiscal con consecuencias adversas en caso de auditoría y que además deja a tu negocio sin el suficiente flujo operativo.

  3. Saturas tu tarjeta de crédito (TDC). Es una mala práctica pagar gastos de la empresa con una TDC personal y que la empresa nunca te devuelva ese dinero. Así es como empieza a crecer la deuda y los intereses y cada vez pagas menos a esa tarjeta.

  4. Buenas prácticas conducen a mejores resultados. Si desde el inicio implementas buenas práticas será sencillo que tu administrador y contador ofrezcan reportes que te ayuden en la correcta toma de decisiones.

  5. Controlas pagos. Seguramente querrás recuperar los ahorros con los que arrancaste el negocio o pagar lo que te prestaron familiares y amigos; tener un control de lo que gastas te facilitará cumplir con un plan de pagos sin descuidar tus compromosios con proveedores.

  6. Determinas la rentabilidad de tu negocio. Pocas personas llevan un registro de lo que invierten y gastan en su empresa. Es importante hacerlo para tener claridad de los rubros que consumen los recursos económicos (inversión en equipo de cómputo, diseño de imagen, adquisición de seguros y fianzas, compra de mobiliario y equipo, etc.). Así, los estados financieros muestran las cifras reales.

  7. Haces uso de beneficios bancarios. Si tienes una cuenta acorde a tu régimen fiscal tendrás acceso a los beneficios de productos añadidos (créditos) pensados para que crezcas como empresa.

 

Mi recomendación es tener dos cuentas bancarias para separar las actividades económicas personales de las empresariales. La cuenta que se destina para temas de tu negocio solo debe recibir ingresos de los clientes y hacer pagos a los proveedores, empleados e impuestos. De esta cuenta sugiero transferir fondos a la que utilizas para consumos y gastos personales. Ante una auditoría o revisión por parte de las autoridades solo tendrías que justificar los movimientos de la cuenta que designaste para la empresa, la otra solo se nutre de dinero que ya pagó impuestos.

Recuerda que lo que no se puede medir no se puede mejorar ni controlar. En la medida que desconozcas cuánto dinero le has metido al negocio y en qué lo has gastado no podrás saber si mantienes un equilibro entre ingresos y gastos, conocer tu punto de equilibrio y saber qué inversiones debes seguir apoyando para hacer crecer el negocio.

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